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今すぐ人が欲しい!そんな社長は論外!冷静に考えて欲しい「採用スケジュール」の話

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蒸し暑くなってきましたね。もう気持ちはすっかり夏です。そろそろ夏休みの予定を考え始めている時期ではないでしょうか。最近は早割のサービスが浸透していますから、早い人はもう夏の旅行先の手配を完了していたりもすると思います。

プライベートな遊びの予定は、サクサク前倒しで計画的なのに、採用のスケジュールとなると、なんだかいつも慌ただしい。もしかしてウチの会社のこと!?なんて思った方いませんか?

業界では数年前から警鐘が鳴らされていましたが、いよいよ「人手不足倒産」「人材不足倒産」が現実になってきました。

厚生労働省が5月30日発表した4月の有効求人倍率は1.48倍と、前月に比べて0.03ポイント上昇したそうです。これはバブル期の水準を上回る高水準だそうです。実に1974年2月に付けた1.53倍以来、43年2カ月ぶりの高水準を記録とのこと。

とはいえ、数字だけ見てもなんのこっちゃ。私は前々からこの採用サイトで語っていますが、あまりデータで論じるのは好きではありません。採用に詳しくなるのが目的ではないからです。あくまで、実践的に採用成功を導けるスキルを得ていくこと。だから、今日も実践的に提言していきます。今日は採用スケジュールのお話です。

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入社日から逆算して導く!本当の採用活動開始日

例えば来月の1日から新入社員(アルバイト含む)に働いてもらいたいとしましょう。さて、いつから求人広告を打つべきだと思いますか。

来月が7月1日と仮定するなら

6月の前半(理想でいえば1日)には入社の確約を内定者にもらう必要があります。

同時に社内では、入社の手続きへ向けて、総務に準備をお願いすることになります。また、配属先の現場では新入社員を迎えるにあたり、研修の準備や座る席、ネットの配線や電話・パソコンの手配など、もろもろ歓迎の準備が必要です。私の経験上ですが、パソコンの手配が追いつかず「とりあえず最初の2週間くらいは座学の研修」をだらだらしてしまう企業が結構あります。

パソコンというのはネット安く買おうとすると、配送にだいたい1週間~10日かかります。それで終わりではありません。その後、初期設定やメールの設定、業務に必要なアプリケーションのインストールなど、何気に準備に時間がかかります。大手企業ならば問題ないでしょうが、たいていの中小企業では専門にやってくれる人がいるわけじゃないので、総務部か配属先の若手が業務の合間に任されるのが一般的です。

そうなると、新入社員用のパソコンひとつ準備するのに半月は時間を取られるのです。

さて、話を戻すと6月の早い段階で入社の確約をもらうには、内定者は5月中には退職の合意がなされる必要があるでしょう。一般的に円満退社となるためには、最低でも1ヶ月前までには退職の合意が必要があります。このあたりは業界や業種によっても違いますし、法律的にはもっと早めることできるでしょう。しかし、今回はあくまで平均的でスムーズな採用スケジュールの話なので、1ヶ月前としておきます。

つまり5月中は退職へ向けた会社との話し合いの場になります。1回で済めばいいのですが、優秀な人材であれば数回の話し合いが持たれるでしょう。最後の最後まで引きとめにある人もいるでしょう。さて、そう考えると、採用側の企業としては5月の頭には内定を出しておきたいところです。

さらに進めます。5月1日に内定を出すならば、4月中に面接が必要です。場合によっては2次面接、社長面接があるやもしれません。そうなると、3月後半か4月の頭には応募をしてもらわねばなりません。

どうですか。ここまでで3.5ヶ月前には応募のアクションが必要になることがわかります。

◎7月1日~ 入社

◎6月1日~ 退職確定+引き継ぎ期間

◎5月1日~ 内定+退職への話し合い

◎4月1日~ 応募+一次面接&二次面接

◎3月後半 求人掲載開始

初回の求人募集で「採用したい人」が応募してくるのか。

現実の採用としては、もっと入社を前倒しすることは可能でしょう。しかし、3~4ヶ月を募集開始~入社までの最低期間として考えることを、私は強く主張しています。それはアルバイト採用でも変わりません。昨今の採用難時代では、結果として採用に数カ月~半年かかったという声をよく聞きます。

結果論として時間がかかる、というのではなく、それを見越してスケジュールを逆算する癖をつけてもらいたいのです。なぜならば、内定を出しても辞退されるからです。募集開始~入社までの採用活動をよりスムーズに行うために、採用スケジュールの話をしているのではありません。それは半分くらいの理由です。もう半分は、採用までの数ヶ月の期間の使い方によって、内定辞退の減少や採用者の就業への意欲の向上を生むチャンスがあることを伝えたいのです。

採用者との有益な関係づくりは、入社前からすでに始まっています。これは新卒採用に始まったことではないのです。中途採用もアルバイト採用も同じことです。入社初日に辞めてしまう、悲しいミスマッチを繰り返さないために、採用スケジュールをしっかり把握し、そこからやるべき準備を逆算していく。一つひとつの準備にクオリティを増すことで採用成功にグッと近づくのです。

会社には連日、求人営業マンから「今週のお得なキャンペーンです!今週求人出しませんか!」なんて電話があるかと思います。今回の採用スケジュールの話からすれば、ナンセンスです。採用に携わる者として、考えなければならないのは入社日からの逆算です。お得だからっていきなり求人募集を出してしまわないように、ご注意ください。

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